Varainhoitajien kilpailutuksella varmistamme, että omaisuuden hoidosta vastaavat arvojanne ja tavoitteitanne parhaiten vastaava varainhoitaja tai varainhoitajat. Varainhoitosuhde voi jatkua pitkäänkin “ihan ok” -tuntumalla, vaikka markkinaympäristö ja riskit ovat muuttuneet, varainhoitajan avainhenkilöt ovat vaihtaneet työpaikkaa tai toimintatapa ei enää vastaa organisaation vastuullisuuslinjauksia.
Kun varallisuutta on paljon, myös päätösten painoarvolle ja vastuulle on annettava enemmän merkitystä. Varainhoitajien kilpailutuksessa tärkeintä ei ole aina löytää “parasta tuottoa”, vaan varmistaa koko toiminnan läpinäkyvyys. Kilpailutuksessa on myös tärkeää huomioida miten salkkua johdetaan, mitä riskejä otetaan, mistä kulut syntyvät ja kenen etu sijoitustoimintaa ohjaa.
Varainhoitajien kilpailutuksen avulla kirkastamme mitä ollaan ostamassa, mitä se maksaa ja miten varainhoidon päätöksiä tehdään. Lopputulos on selkeämpi sijoitusstrategian mukainen salkkukokonaisuus, parempi riskitietoisuus, läpinäkyvämpi kulurakenne ja hallintotapa, joka kestää myös ulkopuolisen tarkastelun. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten kilpailutus tehdään viisaasti ja mitä asioita kannattaa vertailla prosessissa.
1. Mitä varainhoitajien kilpailutus käytännössä tarkoittaa
Varainhoitajien kilpailutus tarkoittaa yksinkertaisimmillaan sijoitustoiminnan toteutuksen, riskien ja kulujen vertailua asiakkaan tavoitteiden ja sijoitussuunnitelman pohjalta. Säännöllinen kilpailutus voi myös vähentää sijoitustoiminnan kokonaiskustannuksia merkittävästi.
Varainhoitopalvelu hankitaan kilpailuttamalla varainhoitajat läpinäkyvästi ja ennalta määritellyillä kriteereillä.
Tämä korostuu erityisesti instituutiosijoittajilla, kuten kunnilla, kaupungeilla, seurakunnilla ja muilla hankintayksiköillä, joilla kilpailuttaminen ei ole vain “hyvä käytäntö”, vaan hankintalainsäädännön velvoite.
Varainhoidon kilpailutusta suunniteltaessa mietitään varallisuuden hoidon kokonaisuutta: mitä tavoitteita varainhoito palvelee, millaista riskiä otetaan, mistä kustannukset muodostuvat, millä palvelumallilla yhteistyö ja raportointi toimivat sekä miten sijoitukset toteutetaan arjessa. Toisin sanoen kilpailutuksessa ei vertailla vain “kuka tekee halvimmalla”, vaan sitä, kenen tapa hoitaa varallisuutta sopii parhaiten vastuullisuuskriteerit huomioiden.
Kilpailutus ei siksi ole läheskään aina epäluottamuksen osoitus nykyistä varainhoitajaa kohtaan. Usein se on ennen kaikkea riskienhallintaa ja hyvää hallintotapaa. Tavoitteet voivat tarkentua, sijoitustoiminnan periaatteet päivittyä tai vastuullisuuslinjaukset muuttua. Myös raportoinnilta ja läpinäkyvyydeltä voidaan vaatia enemmän kuin aiemmin.
Hyvin rakennettu kilpailutus varmistaa, että prosessi etenee hankintayksikölle luontevalla tavalla hankintailmoituskanavien käytännöt huomioiden, ja että lopullinen valinta kestää myös ulkopuolisen tarkastelun.
”Viisaus suoritti alkuvuonna 2023 säätiöllemme selvityksen sijoitustemme nykytilasta ja auttoi meitä päivittämään oman sijoitussuunnitelmamme. Saman vuoden kevään ja kesän aikana Viisauden avustuksella kilpailutettiin varainhoitajia, joista valitsimme neljä sopivinta hoitamaan sijoituksiamme. Viisaus on esittänyt asiat kansantajuistesti, ja vienyt projektia eteenpäin määrätietoisella otteella. Yhteistyömme on ollut sujuvaa, ja olemme tyytyväisiä saamaamme apuun.”
Katariina Laaksosaari, Tampereen Aikuiskoulutussäätiö
2. Milloin on oikea aika kilpailuttaa varainhoito?
Tyypillisesti sijoitussuunnitelmassa tai sijoitusstrategiassa on määritelty se, milloin ja kuinka usein kilpailutus pitäisi suorittaa. Se voi olla esimerkiksi 3 – 5 vuoden välein.
Hankintalain alaisten toimijoiden näkökulmasta “oikea aika” ei määräydy vain markkinatilanteen mukaan, vaan myös hallinnon rytmin mukaan. Erilaiset sopimuskaudet, optiokausien päättyminen, budjettisuunnittelu, tilinpäätös, päätöksentekoelinten aikataulut ja raportointivaatimukset määrittävät, milloin kilpailutus on mahdollista tehdä hallitusti.
Parhaimmillaan kilpailutus tehdään ennakoiden, ei tilanteessa, jossa sopimus on päättymässä tai epäselvyydet ovat jo kasautuneet.
Seuraavat tilanteet ovat käytännössä yleisimpiä “signaaleja”, joiden kohdalla kilpailutus on usein perusteltu tai vähintäänkin varainhoidon kokonaisuuden uudelleenarviointi on tarpeellista:
- Sopimuskausi lähenee loppuaan tai optiokausien käytöstä pitää päättää (kilpailutus kannattaa suunnitella niin, että päätöksenteolla ei ole kiireettä).
- Sijoituspolitiikka tai varainhoidon periaatteet on päivitetty, esimerkiksi vastuullisuuslinjaukset, riskirajat, tuottovaateet.
- Varallisuuden käyttötarkoitus muuttuu: esimerkiksi kassavirran tarve kasvaa, hankkeita rahoitetaan tai sijoitusvarallisuuden rooli osana kokonaisuutta tarkentuu.
- Kulujen läpinäkyvyys on puutteellinen tai kustannusrakenne on vaikea hahmottaa kokonaisuutena (palkkioiden lisäksi tuotteiden kulut, transaktiokulut, säilytys jne.).
- Yhteistyö on henkilöitynyt ja avainhenkilöt vaihtuvat, palvelumalli tai tapa toimia ja raportoida on muuttunut.
Kilpailutus pakottaa kirkastamaan tavoitteet ja riskirajat nykyhetkessä (ei kolme vuotta sitten kirjoitetun muistion perusteella). Se tekee näkyväksi, mitä varainhoidosta oikeasti maksetaan, ja mitä sillä saadaan vastineeksi. Sen avulla testataan, onko palvelu yhteensopiva hankintayksikön hallinnon vaatimusten kanssa: dokumentoitavuus, vertailtavuus, läpinäkyvyys ja perusteltavuus.
Kilpailutus vähentää “henkilöriskiä” ja tuo päätöksentekoon ryhtiä, koska valinta ei nojaa siihen, kuka sattuu tuntemaan kenet. Joskus paras lopputulos on se, että kilpailutus vahvistaa nykyisen kumppanin aseman perustellusti.
Moni organisaatio tekee varainhoitajien kilpailutuksen säännöllisesti sopimuskausien rytmissä tai aina silloin, kun oma sijoitustoiminta muuttuu olennaisesti. Tärkeintä on, että prosessi lähtee liikkeelle omista vaatimuksista ja hallinnon tarpeista, ei siitä, mitä markkina sattuu juuri nyt tarjoamaan.
3. Miten varainhoitajan kilpailutus toteutetaan viisaasti
Hyvä prosessi alkaa aina kaikissa Viisauden palveluissa siitä, että ymmärrämme mahdollisimman tarkasti asiakkaamme tilanteen. Varainhoitajan kilpailutuksessa kyse ei ole vain numeroista excelissä, vaan annamme kilpailutusprosessiin kokemuksemme, näkemyksemme ja arvomme.
Hankintalain alaisessa organisaatiossa viisas kilpailutus on ennen kaikkea hyvin rakennettu prosessi. Prosessimme tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset, vähentää tulkinnanvaraa ja tekee päätöksestä perusteltavan myös jälkikäteen. Käytännössä onnistuminen ei ratkea siinä, kuka osaa kirjoittaa pisimmän tarjouspyynnön, vaan siinä, että kilpailutus lähtee liikkeelle oikeista kysymyksistä ja kriteereistä.
Miten kilpailutus etenee käytännössä:
1) Kirkastus: määritellään sijoituspolitiikka, tuotto-odotus, riskitaso, aikahorisontti, varojen käyttötarkoitukset, vastuullisuuskriteerit, erityisrajoitteet ja raportointitarpeet.
2) Prosessi: tarjouspyyntödokumenttien laadinta, tarjouspyyntöjen lähetys tai julkaisu, tarjoajien kysymyksiin vastaaminen, tarjousten avaaminen, vertailun tekeminen, riskienhalinnan tarkastelu, salkkurakenteen arviointi, haastattelut ja sopivuus
3) Päätös ja lopputoimet: päätösesitys hallintoelimille, sopimusten läpikäynti, salkun siirron koordinointi ja tarvittaessa myös aloituspalaverit varainhoitajien kanssa
”Hämeenlinnan Seurakuntayhtymän sijoituspolitiikka päivitettiin vuonna 2024, jonka jatkoksi seurakuntayhtymä päätti toteuttaa varainhoitopalveluiden kilpailutuksen. Varallisuussuunnittelu Viisaus Oy toteutti kilpailutuksen ”avaimet käteen” syksyn 2024 kuluessa. Kilpailutus onnistui hyvin, ja lopputuloksena Hämeenlinnan Seurakuntayhtymälle valikoitui kaksi uutta varainhoitajaa. Viisauden asiantuntijat toteuttivat kilpailutuksen ammattimaisella otteella, erinomaisella palveluasenteella sekä toivat kokemuksellaan selvän lisäarvon varainhoitajavalintaan.”
Rami Jokinen, talous- ja hallintojohtaja, Hämeenlinnan Seurakuntayhtymä
Mikä tekee kilpailutuksesta onnistuneen?
Onnistunut kilpailutus:
tuottaa vertailukelpoiset tarjoukset
minimoi tulkinnanvaran
tekee riskit ja kulut näkyviksi
mahdollistaa aidon markkinakilpailun
jättää päätöksestä selkeän jäljen, jonka voi perustella hallintoelimille, valvoville viranomaisille ja tilintarkastajille
Paras kilpailutus ei ainoastaan löydä sopivaa varainhoitajaa tai varainhoitajia, vaan se kirkastaa myös sijoitustoiminnan logiikan.
4. Mitä varainhoitajien kilpailutuksessa vertaillaan
Varainhoitajien kilpailutuksessa vertaillaan useampia asioita, jotka jokainen vaikuttavat todelliseen lopputulokseen.
Ostajan/hankintayksikön tarkistuslista:
- Voimassaoleva sijoitussuunnitelma ja päätöksenteon vastuut
- Riskienhallinta: miten rajataan tappioita, ei vain tavoitella tuottoa
- Salkun rakenne ja hajautus: oikea hajautus ≠ monta rahastoa
- Kaikki kulut, ei vain TER (Total Expense Ratio): hallinnointi + transaktiot + tuotteet + tuottosidonnaiset palkkiot + palkkionpalautukset + tuotekohtaiset liiketoimintakulut + piilokulut
- Tuoton ja riskin suhde
- Relevantit vertailuindeksit
- Raportointi: ymmärrettävä, läpinäkyvä, säännöllinen
- Palvelumalli: konsultatiivinen vs. täyden valtakirjan varainhoito
- Tiimin pysyvyys ja vastuut: kuka oikeasti hoitaa
- Vastuullisuus: miten se näkyy käytännössä
- Toteutuskyvykkyys: instrumentit, likviditeetti, salkun tasapainotus
- Sopimusehdot ja joustavuus: irtisanominen, muutokset, poikkeustilanteet
- Intressiristiriidat ja kannustimet: millä varainhoitaja tienaa
5. Yleisimmät sudenkuopat varainhoidon kilpailutuksessa
Yksi merkittävimmistä sudenkuopista on, että varainhoidon kilpailutus nähdään vain ”pakollisena pahana”, mikä tulee toteuttaa tietyin väliajoin. Kilpailutus ei ole vain jotain, mikä hoidetaan aika ajoin pois alta, vaan sen äärelle pitää pystyä pysähtymään ja hieman syvemmin määrittämään, mikä on seuraavalle varainhoitokaudelle tärkeää.
Varainhoidon kilpailutuksessa muita yleisiä virheitä ovat, että valitaan halvin tarjoaja, vaikka tarjouksen sisältö/rakenne on heikko, verrataan tuottoja ilman riskiä ja vertailukohtaa, unohdetaan sopimusehdot ja kannustimet, raportoinnin laatu paljastuu vasta myöhemmin ja kilpailutus tehdään “tuotteiden” eikä kokonaisuuden tasolla.
Lisäksi EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa menettelyt, määräajat ja asiakirjojen saatavuus vaikuttavat aikatauluun. Suuriin varainhoitopalveluiden kilpailutuksiin kannattaa varata aikaa enemmän kuin laki minimissään vaatii, koska onnistunut kilpailutus alkaa pitkäjänteisestä suunnittelusta eikä sitä tule tehdä hätiköiden tai kiireellä.
6. Miten Viisaus auttaa riippumattomasti ja ammattitaitoisesti kilpailutusprosessissa
Asiantunteva ja riippumaton kumppani varainhoitajien kilpailutuksessa varmistaa, että prosessi pysyy asetetuissa tavoitteissa. Viisauden rooli kilpailutuksen tekijänä ei ole vain julkaista tarjouspyyntöä, vaan syvällisemmin auttaa hankintayksikköä tekemään myös harkittuja päätöksiä oikean varainhoitajan suhteen. Autamme asiakasta ymmärtämään mitä ja miksi tehdään sekä varmistamaan kokonaisratkaisun, joka on selkeä, kilpailukykyinen ja perusteltavissa.
Hoidamme kilpailutuksia, jotka kuuluvat niin julkisen hankintalain piiriin kuin kilpailutuksia, joiden taustalla ei ole lain asettamia vaatimuksia. Koska emme ole sidoksissa rahasto- tai sijoituspalveluyhtiöihin, voimme toimia juuri niin kuin asiakkaamme toivovat: puolueettomasti, läpinäkyvästi ja ilman eturistiriitaa.
Harkitsetko varainhoitajien kilpailutusta, mutta et halua tehdä päätöstä mutu-tuntumalla?
Tutustu varainhoitajan kilpailutus -palveluumme tai varaa keskusteluaika. Jutellaan ensin rauhassa tilanteestanne, sitoumuksetta.
